januari 10, 2022

Utvecklingschefen: ”Startup-piloter hjälper stadsdelen att tänka i nya banor”

Stadsdelarna i Stockholm måste snabbt utveckla sin digitala mognad och innovationsförmåga för att kunna möta välfärdsutmaningarna de kommande åren. Men hur ska det gå till? Ett sätt är att genomföra pilotprojekt tillsammans med startups.
– Jag har märkt att det är ett väldigt effektivt sätt att väcka nytänkande i verksamheten, säger Robin Jägestedt, som under sina två år som utvecklingschef i Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning lagt mycket fokus på att öka innovationsförmågan i den stadsdelen. 

Robin Jägestedt brinner för att skapa förutsättningar för ökad innovationskraft i stadsdelarna.
– Vi har inget annat val med tanke på alla utmaningar vi har framför oss. Dels har vi en ökande andel åldrande befolkning som slutar förvärvsarbeta, vilket ger oss mindre skatteintäkter – samtidigt som behovet av äldreomsorg ökar. Dels har vi krav på oss att ställa om till en mer hållbar verksamhet. Dessutom ska vi hitta lösningar som täcker upp för den kommande kompetensförsörjningsbristen. Samtidigt med allt detta förväntar sig medborgarna mer tillgänglighet, och att vi levererar mer värde i alla delar av verksamheten.
Är ekvationen omöjlig?
Robin Jägestedt tror inte det, så länge som det offentliga öppnar upp för att tänka i helt nya banor. Och det är där pilotprojekt ihop med startups kommer in i bilden.

Pilotprojekten utmanar och ger möjligheter att upptäcka nya vägar

De senaste två åren har Rinkeby-Kista genomfört en rad projekt tillsammans med just startups som hjälpt chefer och övrig personal att tänka utanför sina vanliga ramar.
– Den stora utmaningen är den här: Det är lätt att inse att vi inte kan fortsätta jobba som förut, men att se framför oss vad vi skulle kunna göra i stället är svårare. Pilotprojekten utmanar våra arbetssätt och ger oss möjlighet att upptäcka nya vägar framåt, säger Robin Jägestedt.

Genom att testa nya lösningar med små, agila piloter lär sig medarbetare på förvaltningarna att se med nya ögon på sin verksamhet och hur behov kan mötas på nya sätt.

Innovationsprocess som anpassats efter offentlig verksamhet

Det här systematiska sättet att jobba med startups har använts i näringslivet i flera år, av bland andra IBM, AlfaLaval, Sony och Ikea. Metoden bygger på det nationella programmet Ignite Sweden som matchar reella behov i verksamheter med nya innovativa lösningar från svenska startups. Kista Science City har i samarbete med Ignite Sweden anpassat processen för offentlig verksamhet.
Ignite Public, som det anpassade innovationsverktyget heter, är framtaget för att ge fler och fördjupade insikter om hur man kan samarbeta med startups för att öka digitaliserings- och hållbarhetstakten inom offentlig sektor.
– Vad som händer är att man får aha:n av typen ”Det här är något som folk vill ha!”, eller ”Vad effektiva vi blev nu!” eller ”Vad mycket roligare det blev på jobbet genom det här!”. Eller så upptäcker man att lösningen inte prickar riktigt rätt, säger Robin.

Pilotprojekten driver innovation

Efter att först ha identifierat och prioriterat specifika behov, och matchat dessa mot startups, skapas pilotprojekt som kan bidra till lärande, värdefulla insikter och att verksamheten kommer framåt i sitt utvecklingsarbete.
– Med det här sättet att arbeta kommer vi långt med små medel, och startsträckan är kort. Bara några månader, säger Robin.
Konkret har sju pilotprojekt i Rinkeby-Kista genomförts. De har bland annat handlat om att förbättra dialogen med medborgarna, att ge bättre stöd för språkutveckling i förskolan, och att möta behov inom daglig verksamhet.
Kostnaden för varje pilotprojekt har varit 40 000-100 000 kronor. Det största värdet, menar Robin, ligger i hur varje projekt luckrar upp gamla övertygelser om hur offentliga verksamheter måste jobba.
– Jag tycker det är extra roligt att se vad som kan hända på en enhet när man kör igång med ett startup-projekt med hjälp av det här innovationsverktyget. Det förlöser den befintliga kapacitet som finns, och ger ringar på vattnet.
– Det finns också ett värde att personalen upplever att deras arbetsgivare både ligger i framkant och vill bidra till att göra saker bättre.
Ett projekt undersöker exempelvis om VR-glasögon skulle kunna vara ett sätt att hjälpa personer i daglig verksamhet att lättare att komma ut i praktik genom att i förväg vänja sig vid främmande praktikmiljöer.

Linjecheferna: En helt ny värld

Även cheferna högre upp i organisationen har uppskattat nya sättet att jobba med innovation:
– Vi gjorde omfattande intervjuer med linjecheferna mitt i Ignite Public-processen. De hade just fått träffa en mängd olika startups i enskilda möten på 20 minuter vardera. Bolagen hade förklarat hur de ville lösa deras identifierade behov, snarare än pitcha för färdig, generisk produkt. Några linjechefer berättade för oss att de redan i dessa möten fått upp ögonen för en helt ny värld av hjälp man kan få i form av kunskap och lösningar från startups. Den insikten är nog det som glatt mig mest av allt. Det bådar gott inför framtiden.

Robins 3 tips för att bana väg för nytänkande i stadsdelarna

1. Skapa ett tydligt narrativ på varför ni behöver tänka nytt
Hänvisa till omvärldsfaktorer som demografi och ekonomi, samt nya kundbeteenden och förväntningar. Det är inte inget val att fortsätta arbeta precis som vi gör idag i framtiden, oavsett om det vi gör i dag är bra. Vi måste tänka nytt, givet omvärldsfaktorerna. Sprid budskapet överallt i organisationen. Skapa känslan att vi behöver börja tänka förändring nu i så många olika sammanhang som möjligt i organisationen. Låt även innovation vara en stående punkt som finns med i alla viktiga sammanhang med ledningsgrupper, chefsforum, intranät med mera.

2. Involvera brett
Bred förankring är viktigt: linjechefer, avdelningschefer, kommunikatörer, IT, tvärfunktionella team av medarbetare osv. Alla har behov i sina verksamheter där det behövs nytänkande. Sätt ihop ett starkt tvärfunktionellt team. Låt teamet hålla ihop innovationsarbetet över hela organisationen.

3. Minimera hindren
Jobba systematiskt med att identifiera hinder för innovation (tid, pengar, kompetens mm) och minimera dessa. Testa smått, och snabbt, för att skapa tidiga vinster i form av lärande genom ”fail fast” eller framgångar som kan skalas upp. Ta hjälp utifrån för att stärka kompetensen och få mer resurser inom detta i organisationen. Ta hjälp av akademin, Science Park, forskningsinstitut.

Läs mer om innovationsverktyget Ignite Public som Robin Jägestedt tog hjälp av i Rinkeby-Kista här.

Namn: Robin Jägestedt
Ålder: 36
Bor: Herrängen, Älvsjö
Roll: Utvecklingschef i Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning. Från 23 nov 2021 chef för en utvecklingsavdelning på serviceförvaltningen i Stockholm stad.
Innovativ tjänst jag uppskattar i min vardag: Mobilt bank-id
Innovativ miljö: I Kista kändes det naturligt att ta möte med Kista Science City 50 meter bort, och deras innovationsverktyg var det som sammanförde oss med startup-världen.
Motto: Tänk stort, involvera brett och testa litet!
Innovationsegenskap: Mod. Om du inte vågar vet du inte vad som kommer bli bra eller dåligt.

Data-innovation i Kista ska rädda storstädernas trafikutmaningar

Data-innovation i Kista ska rädda storstädernas trafikutmaningar

21 juni, 2022. Hur kan trafiksystemen i storstäderna bli avsevärt mycket effektivare och grönare? Den frågan blir helt avgörande åren framöver. Trafiksystemet måste revolutioneras – av både miljöskäl och för att få ihop ekonomin. I Kista tas nu ett avgörande steg...

Kista Mobility Day 22

Kista Mobility Day 22

  Vi ser verkligen fram emot årets Kista Mobility Day där vi efter två digitala år kan ses på riktigt igen. Träffa kollegor, lära nytt, klämma och känna...

Innovativ gatuladdning

Innovativ gatuladdning

En innovationstävling för att hitta nya, smarta lösningar för fordonsladdning i gatumiljö.Stockholms stad, Vinnova och Kista Science City arrangerar Sveriges första innovationstävling med syftet att hitta nya lösningar för publik laddinfrastruktur på gatumark....

Tvärbanan – förberedelser pågår

Tvärbanan – förberedelser pågår

Du som promenerat från Helenelund till Kista den senast tiden har inte kunnat missa bygget som dragit igång i anslutning till Viktoria Tower. Du kanske också har hört talas om tvärbanan som ska komma till Kista. Japp, dessa två händelser är ihopkopplade och nu börjar...