Levande labb för innovation
Så blev Rinkeby-Kista dagliga verksamhet ett levande labb för innovation
Kista Science City skapar systematiskt win-win-win-kopplingar mellan offentlig sektor, akademi och näringsliv för att stärka den vetenskapliga miljön i stadsdelen.
Ett av de fruktsamma samarbetena som skapats är det mellan Institutionen för data- och systemvetenskap vid Stockholms universitet och Rinkeby-Kistas dagliga verksamhet.
Verksamheten har blivit ett levande labb för innovation.
Flera av de 70 brukarna i den dagliga verksamheten involveras i när högskolestudenter från Institutionen för data- och systemvetenskap vid Stockholms universitet utvecklar nya lösningar för ökad delaktighet och inkludering.
– Genom samarbete möjligs för våra studenter att designa lösningar med verkliga utmaningar i åtanke, vilket är det otroligt intressant och givande. Det är mer meningsfullt att utveckla något som en viss grupp av personer kan få användning för, säger Thomas Westin på Stockholms universitet.
Han är universitetslektor på Institutionen för data- och systemvetenskap, och forskar på området inkluderande design och tillgänglighet. Han ser den dagliga verksamheten som en fantastisk arena för att testa tillgänglighetsdesign. Och det gör även Anna Ohlsén, biträdande enhetschef för Rinkeby-Kistas daglig verksamheter:
– Om man gör lösningar tillgängliga för vår målgrupp, så är de tillgängliga för alla, konstaterar Anna.
Del av en vision om att göra hela Kista till en testbädd
För Karin Bengtsson, vd på Kista Science City och den som initierade kontakten mellan den dagliga verksamheten och universitetet, är samarbetet en del av hennes vision om att göra hela Kista till en testbädd för akademin, startup-världen och verksamheter som vill utveckla och skapa nya innovationer.
– Vi har i flera år jobbat systematiskt med att skaffa oss koll på olika aktörernas intressen, behov och kompetenser och hitta vägar för att matcha dessa, och se hur de kan skapa nya värden tillsammans.
Idén om ett samarbete med akademin har Anna Ohlsén haft länge.
– Det har varit en dröm för mig att vara med i utveckling av teknik för att underlätta för funktionsnedsatta. Jag försökte en gång för 15 år sedan att få kontakt med akademin men det gick inte riktigt att nå hela vägen fram, säger Anna Ohlsén.
När hon berättade om sin dröm för Kista Science City gick det lättare. Karin Bengtsson berättar:
– Vi visste att Stockholm universitet jobbar med spel och tillgänglighet, och att de är mycket starka på området människor, teknik, spel och interaktion, så jag hörde av mig dit. Ett år senare är samarbetet i full gång.
Hur kan vardagen bli bättre?
Tillgänglighetsdesign går ut på att spel, appar och hjälpmedel ska kunna användas av alla, säger Thomas och utvecklar:
– Det kan till exempel vara att göra knappar på digitala skärmar tillräckligt stora för att personer med nedsatt finmotorik i händerna ska kunna trycka på dem, eller att göra det möjligt att ställa om till monoljud så att personer med ensidig hörselnedsättning kan höra, eller att lägga till en alternativ text till bilder så att en blind person kan få det uppläst vad bilden föreställer.
Alla i den dagliga verksamheten har någon form av intellektuell funktionsnedsättning, autism eller autismliknande tillstånd. Flera har dessutom fysiska begränsningar. Hur kan deras vardag blir enklare? Bättre? Roligare? Det är sådant som Thomas Westin och hans studenter tittar på. Anna berättar:
– En brukare kan exempelvis tycka om att vattna blommorna, men har svårt att förstå hur mycket vatten som är lagom. Där skulle det behövas någon hjälp. Han kan man ta fram en lösning så att man förstår när det är lagom så att det inte blir för mycket? säger Anna.
Kanske ett spel rent utav?
– I höst ska jag försöka få studenter att nappa på att göra ett eller två spel som fungerar för den här målgruppen, säger Thomas.
– Det skulle vara helt fantastiskt, för det behövs verkligen! svarar Anna spontant och förklarar:
– Tyvärr är det svårt att hitta spel som är på en lagom nivå för våra deltagare. Antingen är spelen alldeles för svåra, eller så är de gjorda för små barn.
Undersöker hur enkäter kan bli mer inkluderande
Thomas högskolestudenter har bland annat börjat med att undersöka hur enkäter ska utformas så att alla i daglig verksamheten i Rinkeby-Kista kan förstå dem. Det är något som verkligen behövs, enligt Anna:
– Sedan ett par år har SKR, Sveriges kommuner och regioner, gett personer inom LSS möjligheten att vara med i en brukarundersökning. Det är vällovligt, och intentionerna är säkert goda, men enkätverktyget och frågornas utformning exkluderar många i målgruppen. Alla kan inte svara på frågan ”Hur trivs du på ditt jobb?”. De kan behöva se en bild från jobbsituationen för att förstå. Frågorna måste kunna anpassas på individnivå, annars blir det kinesiska. Sådant har studenterna jobbat med.
”De tillför sin expertis på tillgänglighet”
Anna berättar hur deltagarna i dagligverksamheten uppskattar att få vara delaktiga i utvecklingen:
Samarbetet handlar inte bara om utveckling, utan även att hitta lösningar som gör skillnad här och nu. En kvinna har exempelvis fått hjälp att anpassa ett verktyg (Tobii eyetracking) som gör det möjligt för henne att styra en skärm med ögonen.
– En så enkel sak som att hon kunde ta en bild på sig själv. Hon blev överlycklig att hon kunde göra det själv. Det går inte att värdesätta vad det betyder, säger Anna.
Startup-piloter hjälper stadsdelen att tänka i nya banor
Utvecklingschefen: ”Startup-piloter hjälper stadsdelen att tänka i nya banor”
Stadsdelarna i Stockholm måste snabbt utveckla sin digitala mognad och innovationsförmåga för att kunna möta välfärdsutmaningarna de kommande åren. Men hur ska det gå till? Ett sätt är att genomföra pilotprojekt tillsammans med startups.
– Jag har märkt att det är ett väldigt effektivt sätt att väcka nytänkande i verksamheten, säger Robin Jägestedt, som under sina två år som utvecklingschef i Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning lagt mycket fokus på att öka innovationsförmågan i den stadsdelen.
Robin Jägestedt brinner för att skapa förutsättningar för ökad innovationskraft i stadsdelarna.
– Vi har inget annat val med tanke på alla utmaningar vi har framför oss. Dels har vi en ökande andel åldrande befolkning som slutar förvärvsarbeta, vilket ger oss mindre skatteintäkter – samtidigt som behovet av äldreomsorg ökar. Dels har vi krav på oss att ställa om till en mer hållbar verksamhet. Dessutom ska vi hitta lösningar som täcker upp för den kommande kompetensförsörjningsbristen. Samtidigt med allt detta förväntar sig medborgarna mer tillgänglighet, och att vi levererar mer värde i alla delar av verksamheten.
Är ekvationen omöjlig?
Robin Jägestedt tror inte det, så länge som det offentliga öppnar upp för att tänka i helt nya banor. Och det är där pilotprojekt ihop med startups kommer in i bilden.
Pilotprojekten utmanar och ger möjligheter att upptäcka nya vägar
De senaste två åren har Rinkeby-Kista genomfört en rad projekt tillsammans med just startups som hjälpt chefer och övrig personal att tänka utanför sina vanliga ramar.
– Den stora utmaningen är den här: Det är lätt att inse att vi inte kan fortsätta jobba som förut, men att se framför oss vad vi skulle kunna göra i stället är svårare. Pilotprojekten utmanar våra arbetssätt och ger oss möjlighet att upptäcka nya vägar framåt, säger Robin Jägestedt.
Genom att testa nya lösningar med små, agila piloter lär sig medarbetare på förvaltningarna att se med nya ögon på sin verksamhet och hur behov kan mötas på nya sätt.
Innovationsprocess som anpassats efter offentlig verksamhet
Det här systematiska sättet att jobba med startups har använts i näringslivet i flera år, av bland andra IBM, AlfaLaval, Sony och Ikea. Metoden bygger på det nationella programmet Ignite Sweden som matchar reella behov i verksamheter med nya innovativa lösningar från svenska startups. Kista Science City har i samarbete med Ignite Sweden anpassat processen för offentlig verksamhet.
Ignite Public, som det anpassade innovationsverktyget heter, är framtaget för att ge fler och fördjupade insikter om hur man kan samarbeta med startups för att öka digitaliserings- och hållbarhetstakten inom offentlig sektor.
– Vad som händer är att man får aha:n av typen ”Det här är något som folk vill ha!”, eller ”Vad effektiva vi blev nu!” eller ”Vad mycket roligare det blev på jobbet genom det här!”. Eller så upptäcker man att lösningen inte prickar riktigt rätt, säger Robin.
Pilotprojekten driver innovation
Efter att först ha identifierat och prioriterat specifika behov, och matchat dessa mot startups, skapas pilotprojekt som kan bidra till lärande, värdefulla insikter och att verksamheten kommer framåt i sitt utvecklingsarbete.
– Med det här sättet att arbeta kommer vi långt med små medel, och startsträckan är kort. Bara några månader, säger Robin.
Konkret har sju pilotprojekt i Rinkeby-Kista genomförts. De har bland annat handlat om att förbättra dialogen med medborgarna, att ge bättre stöd för språkutveckling i förskolan, och att möta behov inom daglig verksamhet.
Kostnaden för varje pilotprojekt har varit 40 000-100 000 kronor. Det största värdet, menar Robin, ligger i hur varje projekt luckrar upp gamla övertygelser om hur offentliga verksamheter måste jobba.
– Jag tycker det är extra roligt att se vad som kan hända på en enhet när man kör igång med ett startup-projekt med hjälp av det här innovationsverktyget. Det förlöser den befintliga kapacitet som finns, och ger ringar på vattnet.
– Det finns också ett värde att personalen upplever att deras arbetsgivare både ligger i framkant och vill bidra till att göra saker bättre.
Ett projekt undersöker exempelvis om VR-glasögon skulle kunna vara ett sätt att hjälpa personer i daglig verksamhet att lättare att komma ut i praktik genom att i förväg vänja sig vid främmande praktikmiljöer.
Linjecheferna: En helt ny värld
Även cheferna högre upp i organisationen har uppskattat nya sättet att jobba med innovation:
– Vi gjorde omfattande intervjuer med linjecheferna mitt i Ignite Public-processen. De hade just fått träffa en mängd olika startups i enskilda möten på 20 minuter vardera. Bolagen hade förklarat hur de ville lösa deras identifierade behov, snarare än pitcha för färdig, generisk produkt. Några linjechefer berättade för oss att de redan i dessa möten fått upp ögonen för en helt ny värld av hjälp man kan få i form av kunskap och lösningar från startups. Den insikten är nog det som glatt mig mest av allt. Det bådar gott inför framtiden.
Robins 3 tips för att bana väg för nytänkande i stadsdelarna
1. Skapa ett tydligt narrativ på varför ni behöver tänka nytt
Hänvisa till omvärldsfaktorer som demografi och ekonomi, samt nya kundbeteenden och förväntningar. Det är inte inget val att fortsätta arbeta precis som vi gör idag i framtiden, oavsett om det vi gör i dag är bra. Vi måste tänka nytt, givet omvärldsfaktorerna. Sprid budskapet överallt i organisationen. Skapa känslan att vi behöver börja tänka förändring nu i så många olika sammanhang som möjligt i organisationen. Låt även innovation vara en stående punkt som finns med i alla viktiga sammanhang med ledningsgrupper, chefsforum, intranät med mera.
2. Involvera brett
Bred förankring är viktigt: linjechefer, avdelningschefer, kommunikatörer, IT, tvärfunktionella team av medarbetare osv. Alla har behov i sina verksamheter där det behövs nytänkande. Sätt ihop ett starkt tvärfunktionellt team. Låt teamet hålla ihop innovationsarbetet över hela organisationen.
3. Minimera hindren
Jobba systematiskt med att identifiera hinder för innovation (tid, pengar, kompetens mm) och minimera dessa. Testa smått, och snabbt, för att skapa tidiga vinster i form av lärande genom ”fail fast” eller framgångar som kan skalas upp. Ta hjälp utifrån för att stärka kompetensen och få mer resurser inom detta i organisationen. Ta hjälp av akademin, Science Park, forskningsinstitut.
Läs mer om innovationsverktyget Ignite Public som Robin Jägestedt tog hjälp av i Rinkeby-Kista här.
Namn: Robin Jägestedt
Ålder: 36
Bor: Herrängen, Älvsjö
Roll: Utvecklingschef i Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning. Från 23 nov 2021 chef för en utvecklingsavdelning på serviceförvaltningen i Stockholm stad.
Innovativ tjänst jag uppskattar i min vardag: Mobilt bank-id
Innovativ miljö: I Kista kändes det naturligt att ta möte med Kista Science City 50 meter bort, och deras innovationsverktyg var det som sammanförde oss med startup-världen.
Motto: Tänk stort, involvera brett och testa litet!
Innovationsegenskap: Mod. Om du inte vågar vet du inte vad som kommer bli bra eller dåligt.