Nytt innovationsverktyg hjälper Stockholms stadsdelar

Rinkeby-Kistas stadsdelsförvaltning har sett stora framgångar med innovationsverktyget Ignite Public.
Nu kan även andra stadsdelar använda verktyget som del av sitt innovationsarbete för att främja nytänkande och den innovationskraft som behövs för att möta de utmaningar som ligger framför oss.
Så här fungerar verktyget.

I slutet av november fick Rinkeby-Kistas stadsdelsförvaltning ta emot Ignite Swedens nationella utmärkelse ”Ignite Master of Startups (Public sector)” för att vara den offentliga aktör som startat flest samarbeten med innovativa startups under 2021. Hela sju stycken samarbeten.
(Mer om det kan du läsa i den här intervjun med Robin Jägestedt, utvecklingsansvarig i Rinkeby-Kista)
Totalt har 33 pilotprojekt mellan offentlig sektor och startups initerats över landet hittills. Exempel på pilotsamarbeten är mätning av besöksflöden i medborgarservice lokaler, röstigenkänning, geo-tagging kring Pelle Svanslös för att attrahera besökare och aktivera barn, computer vision för att minska smittspridning av covid-19 inomhus, och vattenbesparing i tvättstugor

Därför är det värt att samarbeta med startups

Verktyget Ignite Public går ut på att testa nya innovativa lösningar på reella behov genom att genomföra små, agila pilotprojekt tillsammans med startups. Genom arbetet skapas fler, och fördjupade, insikter om hur man kan samarbeta med startups för att öka digitaliserings- och hållbarhetstakten bland medarbetare inom kommunen.
Varför samarbeta med startups? Så här svarar Mikaela Färnqvist, projektledare för Ignite Public på Kista Science City:
– Startups och scaleups ligger i framkant när det gäller att jobba med digitalisering och skapa innovativa lösningar för att möta de stora samhällsutmaningarna såsom miljö och energi, en åldrande befolkning, cirkulära kretslopp och integration. Därför är det viktigt för vår framtid att de utgör en självklar del av offentlig sektors innovationsarbete och leverantörsnätverk.

Förde in erfarenheterna från den offentliga sektorn

Ignite Public bygger på Ignite Swedens verifierade metod för att matcha behov i näringlivet – i storbolag som till exempel IBM, AlfaLaval, Sony, och Ikea – med nya innovativa lösningar hos svenska startups. Under 2019 och 2020 fick Kista Science City finansiering från Tillväxtverket för att anpassa metoden till offentliga verksamheter.
Karin Bengtsson, vd på Kista Science City, berättar:
– Jag ville föra in mina erfarenheter från att jobba med den offentliga sektorn. Det är speciella förutsättningar som råder där som man behöver ta hänsyn till.
Det modifierade verktyget döptes till Ignite Public och innehåller bland annat en modul för att få behovsägare, ledning, upphandlare och IT med på tåget redan från början. Utvecklingen av verktyget har fortsatt sedan dess i samarbete med ett tiotal olika offentliga aktörer. Processen säkerställer nu samarbete mellan offentliga verksamheter och startups, och banar väg för en effektiv och kvalitetssäkrad process.

Innovationsverktygets fem delar

1. Mobilisera
Redan från början säkras förankring, mandat och budget för att kunna gå vidare med pilotprojekt senare i processen, även om dessa projekt formas först senare. Ett projektteam skapas bestående av ledning, behovsägare, it, upphandling och Kista Science City.

2. Behovsinventering
Som facilitator av verktyget säkerställer Kista Science City att fånga in de verkliga behov som finns i verksamheten. Efter intervjuer, eller workshops, med flera olika personer i förvaltningarna kartläggs och prioriteras de behov som tas vidare i processen för att matchas mot nya innovativa lösningar.

3. Matchning
Utifrån de identifierade behoven tar Kista Science City hjälp av Ignite Swedens* nätverk och databas av över 2 000 startups från hela landet och presenterar ett urval som skulle kunna lösa de identifierade behoven. Efter att, tillsammans med Kista Science City, ha identifierat de startups man vill träffa förbereds samtliga startups och behovsägare för att träffas på digitala 20-minutersmöten enligt en viss mötesstruktur. I genomsnitt leder 50 procent av alla första möten till vidare dialog och uppföljning.

4. Pilot
För att skapa ett bra samarbete i de pilotprojekt som utformas efter matchningsdialogerna är Kista Science City med och stöttar med allt från juridiska avtal till att coacha i genomförandeprocessen. Det ger trygghet både beställaren och för startupbolaget.

5. Utvärdering
En viktig del av Ignite Public är lärandet – att bli ännu bättre på att samarbeta med startups. Utvärderingen av de pilotprojekt som genomförts, och processen i sin helhet, ger en djupare förståelse för hur samarbeten med startups kan användas i verksamhetens övergripande innovationsarbete.

* Ignite Sweden är ett nationellt program inom SISP, och drivs av inkubatorer och science parks från hela Sverige. Ignite Sweden är delfinansierat av Vinnova och Energimyndigheten, samt näringsliv och offentlig sektor.

 

Att upphandla en pilot

När vi jobbar med Ignite Public som verktyg involveras alltid inköps- eller
upphandlingsansvariga tidigt i arbetet för att ges rätt förutsättningar för att kunna arbeta strategiskt och att kunna välja vilket upphandlingsförfarande som passar varje enskild beställande myndighet. Ibland kan det vara en bra lösning att direktupphandla piloten,
ibland kan det vara bättre att handla upp både pilot och
uppskalning från start. Läs gärna mer i guiden som tagits fram för att stötta beställande myndigheter i pilotprocessen tillsammans med startups där bland annat ett urval av LOU förfaranden listas med fördelar och nackdelar.

Flera kommuner med i utvecklingen

De offentliga aktörer som tillsammans med Kista Science City och Ignite Sweden har utvecklat innovationsverktyget Ignite Public är:
Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning
Uppsala kommun
Stockholms Hamnar
Södertälje kommun
Järfälla kommun
Kalmar kommun
Linköpings kommun
Region Dalarna
Umeå kommun
Sveriges Allmännytta genom Digitaliseringsinitiativet
SKR